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株式会社コスモプラン様の場合
「社会を結ぶコミュニケーションコーディネーター」という立ち位置で、調査・取材、戦略立案、SP・PR活動、ツールの制作と、その全行程を担い、最適なパフォーマンスを提供されている株式会社コスモプラン様。情報管理の必要性からISMSやPマークの取得を検討されていた中、オフィスセキュリティマークの存在を知り、そのスケール感やコスト感からご興味をもたれ、また「有形の経営資産」を対象としている特徴から、社内の物的資源の見直しが期待できると、取得を決意されました。
オフィスセキュリティマークとは
オフィスセキュリティマークとは、国内の第３番目に発足された「第三者認証マーク」です。ISMS・Pマークと同様、経済産業省主管・NOPA（ニューオフィス推進協議会）が認めた厳正、かつ公認されたマークです。
オフィスセキュリティマークは、区切られた空間であれば取得することが可能であり、「有形の経営資産」に対して適切なセキュリティ対策を取り組むことを、その目的としています。
このオフィスセキュリティマークは、中小企業に取り組みやすい規程となっておりISMS・Pマークに比べはるかに安価、短期間で取得でき、実務的な内容です。
入退室管理・セキュリティゲート導入
セキュリティゲートには指紋認証を採用、同時にゲストカードも導入しました。
取引先の企業に対するPR効果はもちろん、オフィスには多くの来訪者があります。
セキュリティゲートの設置は、社内外に対して、違う空間であるという共通の認識を持たせる効果があります。
ゾーニング・クリアオフィス
クリアオフィスの実施により綺麗に片付けられた空間。オフィスセキュリティマークは、物理的セキュリティ対策に重点を置いているため、目に見えるセキュリティ対策と言えます。
サーバーの配置場所など、最適なゾーニングもご提案いたします。
物理的セキュリティ対策・文書管理
何がどこにあるのか、誰が見てもわかるようにすることで、共有の資産として有効に活用でき、もちろん探す手間や時間も短縮されます。
後回しになりがちな、整理整頓。しかし認証取得という目的のために必要な、重要な業務として全員で取り組むことで、大きな効果が得られます。
お客様の声
クライアントから、情報管理への対応についてご質問を受ける機会の頻度は増す一方でした。
これまではその都度対応をとっていましたが、ご質問に対してはっきりとお答えできず、どこか歯がゆい思いもありました。
オフィスセキュリティマーク認証を取得し、今後はきちんと当社の取り組みのご説明ができます。
オフィスセキュリティマークの存在を知った時には、そのスケール感・コスト感が当社に合っていると感じましたが、社内の物的資源の見直しができる点にも魅力を感じました。
クリエイティブ系の企業の多くにみられるように、当社でも物的資産の管理にずさんな部分があり、自分たちが何を持っているのかを把握できていない状態でした。
効果は期待通りで、会社の経費で購入したのに各個人のデスクにしまわれたままになっていたものなど、全員で共有できるようになり、有効活用となりました。
大量に出てきたボールペンも経費削減につながります。副産物ではありますが大きな成果だと思います。
スタッフからは当初、就業時間内に行っていいのかという質問を受けるなど、仕事ではないという意識があったようですが、説明会の実施や公明正大な指示により、ひとつの必要な業務として割り振られたという意識へと変化していきました。
各自のキャビネットやデスク周りの整理も、もともとやらなくてはという意識があったようで、この機会にと皆楽しんで行っていたようです。
セキュリティ、情報管理という言葉からは難しい印象もありましたが、コンサルタントの長尾さんのレクチャーはとてもわかりやすく、自然と頭に入りました。
長尾さんには、他のコンサルタントの方に感じたような距離を感じることなく、どんな細かい質問でも気軽にすることができました。
ISMSやPマークの取得も視野に入れていましたが、オフィスセキュリティマークの中で精度を高めていくというスタイルでもよいのではと今は感じています。
株式会社コスモプラン 取締役 上原由紀子様
