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株式会社さんばん様の場合
テレビ番組の企画制作、企業向けPVや研修用ビデオ制作等を手がけている株式会社さんばん様。
セキュリティに関して、ルールはあっても取り組みが甘いマスコミ業界において、一般企業とも多くの取引があることから、日頃からセキュリティの必要性を強く感じられていたとのことです。
ISMS、Pマークに続き、国内で3番目に発足された第三者認定マークである、オフィスセキュリティマーク。マークの認証取得を通して導入されたセキュリティについてご紹介します。
オフィスセキュリティマークとは、国内の第３番目に発足された「第三者認証マーク」です。ISMS・Pマークと同様、経済産業省主管・NOPA（ニューオフィス推進協議会）が認めた厳正、かつ公認されたマークです。
オフィスセキュリティマークは、区切られた空間であれば取得することが可能であり、「有形の経営資産」に対して適切なセキュリティ対策を取り組むことを、その目的としています。
このオフィスセキュリティマークは、中小企業に取り組みやすい規程となっておりISMS・Pマークに比べはるかに安価、短期間で取得でき、実務的な内容です。
クリアデスクと個人ロッカーの運用により、机上に機密が放置されることを防ぐだけでなく、導入済みのフリーアドレスも活用されるようになりました。
小型の金庫のように見えるのは、メモや書類を投函する電子制御ポスト。これによって、外出中の社員へのメモがデスクに放置されることもありません。
ファイリングルールに則り文書管理を実施。社内の情報がどこにあり、誰が管理しているのかが明確となり、物理的セキュリティが確実なものになります。
オフィスセキュリティマークは、2年後に毎月の運用結果や、定期チェックの結果が確実に記録されていなければ、更新ができません。
ソリッドコンサルティングでは認証取得後も毎月、さんばん様のオフィスに定期診断へお伺いしています。
オフィスセキュリティマーク認証取得を決めたのは、ISMSなどに比べ敷居が低かったためです。
一昨年にオフィスを移転した時点から、会社を変えていこうとオフィスのデザインにもこだわり、フリーアドレスを導入するなどの取り組みを行ってきましたが、今回のセキュリティ導入もその流れのひとつになります。
オフィスセキュリティマークを取得するにあたり、社員全員がクリアデスクとロッカーの完全運用を徹底し、適用しきれていなかったフリーアドレスも今ではきちんと機能しています。
社内の意識改革を図るのはなかなか難しいですが、認証取得という目的により、会社として本気で取り組んでいる姿勢が社員に伝わり、社員ひとりひとりの意識が変わったと感じています。
またIDを作ったことでの意外な効果としては、帰属意識や自尊心への刺激となり、モチベーションの向上へとつながっていることです。
本当に業務が効率化されているのかどうかは、今後運用していきながら、10年後には結果がでているのではと考えています。
対外的な効果としては、民放キー局の業務担当の方にオフィスセキュリティマークのお話をしたところ、とても興味をもたれていました。テレビ業界全体を見ても、過酷な労働条件は改善傾向にあり、労災リスクからセキュリティへと意識の比重が変化している動向があるようです。
株式会社さんばん 代表取締役 柴田紀之 様
